Damit ein Fahrtenbuch steuerlich anerkannt werden kann, muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vorliegen. Das Fahrtenbuch muss zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Eine lose Blattsammlung kann somit nicht als ordnungsgemäßes Fahrtenbuch anerkannt werden. Es muss ausgeschlossen sein, dass nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen vorgenommen werden können. Sollten Einfügungen oder Veränderungen vorgenommen werden, dann muss das deutlich erkennbar gemacht werden.

Für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ist es erforderlich, dass die folgenden Angaben gemacht werden: Datum der Fahrt, Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Fahrt, Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner. Auch gefahrene Umwege, auf Grund von Umleitungen oder Baustellen müssen aufgezeichnet werden.

Für bestimmte Berufsgruppen sind Erleichterungen möglich, dass heißt, es kann auf einzelne Angaben verzichtet werden. In einigen Fallen kann auch auf die Angabe des Reisezieles, Reisezwecks und aufgesuchten Geschäftspartner verzichtet werden. Das ist aber nur dann der Fall, wenn die betrieblichen/beruflichen Fahrten und der Umfang der Privatfahrten ausreichend dargelegt werden und die Überprüfungsmöglichkeiten nicht beeinträchtigt werden.

Steuerpflichtige, die aus betrieblichen/beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen, wie zum Beispiel Handelsvertreter oder Kurierdienstfahrer, müssen die Entfernung zwischen den verschiedenen Orten nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern aufzuzeichnen. Auch Taxifahrer können auch eine Erleichterung erfahren. Sie müssen im sogenannten „Pflichtengebiet“ nur den Gesamtkilometerstand zu Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit aufzeichnen. Fahrschulfahrer müssen im Bezug auf Reiseziel, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner nur zwischen Lehrfahrten und Fahrschulfahrten unterscheiden.

Wenn Privatfahrten durchgeführt werden, dann ist es ausreichend, wenn die jeweils gefahrenen Kilometer aufgezeichnet werden. Es muss ein Vermerk im Fahrtenbuch vorgenommen werden, wenn Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte durchgeführt werden.

Es gibt auch die Möglichkeit ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen. Aber auch bei einem elektronischen Fahrtenbuch muss darauf geachtet werden, dass nachträgliche Einfügungen oder Veränderungen nicht vorgenommen werden können. Ein mit Excel geführtes Fahrtenbuch wird von der Rechtsprechung nicht anerkannt, da eine nachträgliche Manipulation nicht ausgeschlossen werden kann. Es ist auch nicht ausreichend, wenn zeitnah ein Ausdruck vorgenommen wird, der dann fortlaufend paginiert und signiert wird. In diesem Fall würde dann eine lose Blattsammlung vorliegen.

Für die steuerliche Anerkennung ist es erforderlich, dass diese Anforderungen strengstens eingehalten werden, da der Steuerpflichtige im schlimmsten Fall schlechter dasteht, da sonst die 1%-Regelung anzuwenden ist. Dies könnte in Einzelfällen zu steuerlich nachteiligen Ergebnissen führen.

Quelle: openPR